Pracodawcy mają problem z tym, jak prawidłowo rozliczyć delegację służbową pracownika. Wszystko zależy od indywidualnego przypadku, jednak istnieje kilka uniwersalnych przepisów, które stosuje się podczas rozliczania większości podróży firmowych. Istotnym jest to, aby zrobić to w ciągu 14 dni od daty zakończenia delegacji.

Zebranie dokumentacji

Rozliczenie delegacji służbowej nie jest możliwe, jeśli pracownik nie dostarczy dokumentacji potwierdzającej wydatki poniesione podczas podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej). W szczególności są to wszelkie faktury, rachunki, czy też bilety. Problem rozpoczyna się w momencie, gdy pracownik z różnych względów nie może przedstawić dokumentacji. W takiej sytuacji musi on złożyć oświadczenie, które dotyczy poniesionych wydatków, a także braku ich udokumentowania. Powinien on podać racjonalną przyczynę, dlaczego nie posiada np. faktury.

To pracodawca odpowiada za rozliczenie delegacji, jednak bez dokumentacji dostarczonej przez pracownika jest to niemożliwe. Na jej podstawie będzie wypłacona mu należna kwota za odbycie podróży służbowej. Warto jednak wspomnieć o tym, że przepisy prawa nie regulują, kiedy powinny zostać wypłacone pieniądze za delegację. Należności muszą być wypłacone „niezwłocznie”, co nie jest równoznaczne z terminem „natychmiast”.

Kiedy pracownikowi przysługuje dieta?

Naliczanie diet pracowniczych z tytułu podróży służbowej jest dość skomplikowane. Przepisy prawa nie regulują jasno zasad rozliczania, co jest problematyczne dla osób bez doświadczenia. Inaczej rozlicza się podróże kilkudniowe, a inaczej wyjazdy jednodniowe. W przypadku 24-godzinnych delegacji krajowe odcinki podróży naliczane są oddzielnie. Nawet, jeśli pracownik łącznie obędzie 8-godzinną podróż służbową (w drodze do celu oraz powrotnej), to nie nabywa on prawa do diety. Dieta przysługuje wyłącznie wtedy, gdy podróż trwa więcej niż 8 godzin (w jednorazowym odcinku).

Rozliczanie krajowych odcinków podróży zagranicznej jest dość złożone. Jeśli pracownik jednego dnia wyruszy z terytorium Polski do celu delegacji (zlokalizowanego poza granicami kraju), a wróci dnia następnego, to rozliczenie będzie nieco utrudnione. Zgodnie z przepisami prawa odbędzie on jedną podróż zagraniczną oraz dwie podróże krajowe.

W przypadku problemów z samodzielnym rozliczeniem delegacji warto skorzystać z pomocy eksperta. Biuro rachunkowe Miechów zajmie się kompleksowym rozliczeniem każdej podróży służbowej. Doświadczona księgowa Miechów szybko i bezproblemowo załatwi wszelkie formalności.